الاثنين، 8 أبريل، 2013

التخطيط يستحق أكثر من وقتك

معظم الناس لا تحاول أن تضيع وقتها. انهم يريدون شيئا لذلك. في الواقع، ولكن كل عدد قليل من منا يريد كل النيكل نتمكن من الحصول على لعصرنا عندما نبيع. هذا هو ما ينبغي أن يكون. ولكن معظمنا أقل مصممون على انتزاع كل القيم الأخرى في عصرنا الذين هم هناك لاتخاذ. وبعبارة أخرى، معظمنا لا تعمل بأكبر قدر من الكفاءة الشركة لتصبح أكثر إنتاجية.


طريقة لتغيير ذلك هي من خلال الوقت في التخطيط. واسمحوا لي أن أقدم لكم بضعة أسباب لماذا هذا مهم جدا.

التخطيط لتجنب المشاكل في المستقبل وقت. على مستوى ما من عقولنا، ونحن نعلم عن معظم المشاكل قبل أن تصل إلينا. ولكن عموما، نحن لا نسعى لهم حتى تصبح خطيرة حقا. لماذا لا؟ لأننا لا قد خططت وقتنا جيدا بما فيه الكفاية ليكون متقدما من الأحداث حيث يمكننا أن نرى بوضوح. تعمل مع حزمة، لا يمكننا أن نرى في الجبهة وجانبي أو الظهر. كل ما لدينا الوقت للتفكير هو جعل أرجلنا تتحرك بسرعة كافية لتجنب تداس من قبل التغيير. حتى اذا لم نفعل ذلك، فإن المشاكل هي أكثر دون أن يلاحظها أحد. فجأة، وطغت علينا. هل كان لديك أي وقت مضى أيام عندما يكون هناك الكثير للقيام به أن لا يحدث أي شيء؟
تخطيط الوقت ينفي الشعور بالذنب. أحد الأسباب الأكثر شيوعا للشعور بالذنب، هو معرفة ان كنت لا تعمل حقا عندما كنت في العمل. وضع وقتك دون أن تكون منتجة أمر مقلق للغاية
ما لم مهنتك المشاركة مع مراقبة خط الإنتاج، يمكنك اختيار نظرة ثابتة تقريبا مشغول بدلا من عمله. في مجموعة متنوعة من الوظائف في القطاعين العام والخاص، غالبا ما يكون من السهل جدا أن تتصرف وكأنك كنت تعمل عندما كنت لا تفعل أي شيء على الإطلاق الإنتاجية. وعندما يحدث ذلك، يفقد الشركة، يفقد صاحب العمل الخاص بك "، ولكن كنت فقدت أكثر من أي شخص آخر. لا أحد قادر على الفوز من خلال تقاسم صورة الذات كمنتج والالتزام بالتميز للامتياز من إضاعة الوقت.

في كل هذه الأعمال، وتحصل على الخروج من السرير والحصول على استعداد في الصباح، مثلك كانوا في طريقهم للعمل بفعالية. تذهب إلى المكتب، مثلك كانوا في طريقهم للعمل بفعالية. كنت تجلس في مكتبك كما تذهب العمل بفعالية. ثم يمكنك خلط الأوراق، والتحدث على الهاتف والتحدث مع أشخاص آخرين مثل كان لديك عمل وانتاج شيء ذي قيمة. هل هذا حقا كنت تنتج بقدر ما تستطيع؟ إذا كنت في أي نوع من التشاور أو موقف المبيعات، يمكنك أن تحدث فقط عندما تكون أمام شخص يمكن أن نقول نعم لعرضك. كل ما تفعله هو في الإعداد لهذا.

هذا يعني أنه في كل هذه الصفقات، شخص ما يجلس في المكتب بدلا من مقابلة أشخاص جدد لا يعمل. في جميع رجال الأعمال، الذين لديهم القدرة على الوصول إلى عدد أكبر من الناس كل يوم هم أولئك الذين جعل أعظم الإيرادات. هذه هي الطريقة التي تحصل على أعلى إنتاجية من ساعات عملهم.

الوقت التخطيط يحسن الوقت الشخصية. هناك نوعان من الوقت الذي يمكن أن تنفق مع عائلتك تحسين الوقت والوقت بالتخبط. وضع أهداف صعبة لنفسه غالبا ما يعني أن لن يكون هناك الكثير من الوقت لأطفالك وزوجك أن كنت تريد أن تنفق معهم. ما سوف التوقف عن إنفاق الوقت معهم للتبديل أو تحسين ظروفنا تحديد الوقت؟ وقد تم التخطيط المحسنة الوقت مع العائلة حتى يتسنى للجميع لديها الكثير من المرح والربح ممكن. هذا يعني أنك سوف واحد الى واحد مع كل شخص في عائلتك لطرح الأسئلة، وبعد ذلك العمل على إجاباتهم كنت تشارك حقا القرارات مع أحبائك على كيفية إنفاق الوقت. النطاق الزمني هو الوقت الذي تقضيه مع عائلتك عندما كنت متعبا جدا لفعل أي شيء آخر. وهم يعرفون ذلك الوقت بالتخبط أوه، كيف وهم يعرفون ذلك. كنت لا تجعل عائلتك نفسك وجها جيدة ببساطة على  رسم عائلتك أقرب معا، مما يقلل من الوقت لبالتخبط ومنحهم المزيد من الوقت عززت بدلا من ذلك. ما أكثر الناس حاجة لجعل هذا ممكنا هو جلسة قصيرة يوميا نصف ساعة في حمام سباحة وممارسة، لعبة كرة المضرب، على وظيفة. عملكم يخلق التوتر أن نجاح اللجوء تفعل؟ واضح لكم الإرهاق والتعب والعاطفية النفسية مع بعض النشاط البدني كل يوم، ثم العودة الى البيت على استعداد للاستمتاع وقت معززة مع عائلتك.
بعض الناس سوف يلتقطون صورا في أنت عندما يرون أن كنت تقود السيارة بجد لتحقيق أكثر من لديهم عيونهم ينصب على. "أنت متأكد من أن الكثير من الأطفال المختفين. ربما لا يهمني كيف يكبرون، هاه؟" "أوه، نعم، زوجي سيكون أكثر نجاحا، ولكن أريد أن في المنزل".


الوقت التخطيط يخلق الانضباط الذاتي. أنه يخلق حرفيا بطريقة منضبطة من الحياة. لدينا كل العادات التي هي timewasters ما لم نكن قد عملت بجد للقضاء عليها لديهم. كل شركة لديها بعض timewasters، كل العلاقات ديك بعض الجوانب تضييع. وهنا بعض الأوقات مشتركة للخسائر التي هي منجم ذهب من الوقت الذي يمكن أن ينقذ.
تلفزيون
التلفزيون هو اختراع رائع. ولكن كما كنتاكي بوربون، والشوكولاته السويسرية أو أي دولة أخرى من التلفزيون وينبغي أن تستخدم بشكل صحيح. يتم فقدان المشكلة اليوم ليس فقط الوقت، ولكن أيضا المحتوى. الشخص العادي تحت 17 عاما تنفق المزيد من الوقت في مشاهدة التلفزيون من أي نشاط واحد آخر. كن حذرا حيال ذلك. انظروا الى ما ينظر الناس في منزلك.
لا تحصل عليه الحق في المرة الأولى.
في المرة التالية التي لديك لتفعل شيئا أكثر لأنك لا تملك الحق في المرة الأولى، لتحليل مدى مرور الوقت إلى جعل هذا العمل بشكل صحيح. تشمل أي وقت المناقشة والمتاعب التي كان متورطا. تتبع ومعرفة ما هي النسبة المئوية من الأشياء التي تقوم بها أكثر من غيرها. المقبل، وتحديد مقدار الوقت الذي سيوفر للعمل المنتج من خلال القضاء على إعادة العمل.
معظم الناس الذين يحللون هذا واقعي يكتشف أن إعادة صياغة هو الوقت المبذر ضخمة
عدم التنظيم
تنظيم بحيث يمكنك تشغيل حياتك. ما لم يتم تنظيم لك، والأحداث العشوائية التي تقوم بتشغيل. لم تقم بتشغيل. الناس الذين يستيقظون في الصباح مع عدم وجود خطة لليوم تجد حتما يومهم يأخذ أكثر ويعمل على نماذج تضييع.
مماطلة
فمن السهل لتجنب كتابة ما يجب عليك القيام به. معظم الناس لا تريد أن تجعل من خطة ليوم غد، لأنهم يعرفون أنهم لن تتبع. انهم ببساطة ليست مهتمة في القيام بما أنهم يعرفون أنهم ينبغي القيام به. كلما سمحوا عقولهم يهيمون على وجوههم في التفكير حول ما ينبغي القيام به، وأنها تشعر بالذنب. بحيث يغلق عقولهم إلى أساليب بسيطة الواضح أن العمل. إذا كانوا لا تكتب ما ينبغي القيام به، فإنها لن ألومك لعدم القيام بذلك. يمكنك أن تلعب هذه الألعاب مع نفسك إذا كنت تريد، ولكن الخسائر هي دائما لك أن تعاني. وجود خطة والعمل في الوقت المحدد بدلا من المماطلة إجابات على هذا السؤال: هل أنت متأكد من أنك تنجح أو لا أنت تنظر في المرآة كل صباح ونتساءل لماذا لم تكن أنت الشخص الذي تريد أن تكون ؟ التوقف عن إلقاء اللوم عائلتك. التوقف عن إلقاء اللوم عملك. التوقف عن إلقاء اللوم أصدقائك. التوقف عن إلقاء اللوم السوق. التوقف عن إلقاء اللوم على الاقتصاد. الذي هو اليسار؟
التفكير السلبي
كل الاستياء قليلة يتم إضاعة الوقت في المجموع. الخوف، الغضب، الغيرة، فإنها يأخذك بعيدا عن كل ما هو أفضل بالنسبة لك. عندما كنت قد أعطيت إذا كان الآخرون قبل ان يعتزل وما قد يعتقده الآخرون، يمكنك التركيز على أفضل شيء يمكنك القيام به مع هذه اللحظة. عندما كنت قد وصلت إلى نقطة حيث هو الشيء الرئيسي في عقلك، وأنت بثبات على طريق النجاح.
إذا كان الهدف نتيجة مطلوب تحقيقها في المستقبل . فإنه لابد وأن ينطلق من واقع حالي، أو نقطة بداية أيا كانت، ليصل إلى نقطة نهاية مستهدفة، وبالتالي ترتبط واقعية وموضوعية الهدف دائما من انطلاقه من نقطة بداية تم التعرف عليها ودراساتها تماما، وهو ما يعرف بخطوة البداية أو مرحلة التمهيد لعملية وضع الأهداف .
تحديد الفجوات والمشاكل في الموقف الحالي :
ليس من المقبول ان يتم وضع أهداف جديدة في مجالات جديدة أو في نفس المجالات، في الوقت الذي توجد فيه العديد من الفجوات والمشاكل التي تعاني منها الوحدة الإدارية، فالمنطقي هو أن نعمل أولا على معالجة المشاكل الحالية، قبل وضع أهداف جديدة . وبالتالي ستكون أول مجموعة من الأهداف لدى المدير هي تلك المتعلقة بسد الفجوات ومعالجة المشاكل القائمة في وحدته، وستكون ثاني مجموعة من الأهداف لديه هي ما يتعلق بتنمية وتطوير الأوضاع التي تم معالجة مشاكلها، وستكون ثالث مجموعة من الأهداف التي يسعى إلى تحقيقها هي ما يتعلق بإضافة أنشطة جديدة أو الدخول في موضوعات جديدة تقع في نفس مجال عمل الوحدة التي يديرها .
لتحديد الدقيق والتفرقة الواضحة بين مجال الهدف، ومحددات الهدف عند وضع الأهداف :
فلا يجب في هذا الصدد أن تعد الأهداف على أساس ذكر زيادة عدد البرامج التدريبية ( على سبيل المثال ) وإنما يذكر :
•زيادة عدد البرامج التدريبية بنسبة 25% بالمقارنة للعام الماضي .
•وذلك خلال العام القادم، وبتكلفة تزيد 10% عن ما أنفق على البرامج التدريبية في العام الماضي، وبمستوى جوده يصل إلى 90% فيما يتعلق بدرجة قبول المشاركين للبرامج المقدمة .
فالأهداف غير المحددة كما لا يمكن الحكم عليها بل قد لا يمكن تحقيقها أصلا . وبالتالي لا بديل لهذا التحديد الدقيق، الذي يتطلب التعرف المسبق على الأعمال المطلوبة تفصيلا، لأن تحديد النوعية، والتكلفة يتطلب بالضرورة تناول تفاصيل الأعمال المطلوبة، ليس كذلك فقط، بل أن وضع الموازنات التخطيطية يتطلب التحديد المسبق لتكاليف تحقيق الأهداف .
أن تتسم الأهداف بالمنطقية أو المعقولية .
وحتى يحدث ذلك، لابد وأن يستفيد المدير من دراسة للموقف الحالي عند تحديد ووضع الأهداف، في التعرف على الإمكانات المتاحة ماديا بشريا، وأيضا الضغوط والتحديات التي يواجهها . لأن الهدف يعني أن نصل بالمتاح إلى الممكن وليس إلى المستحيل، فمنطقية الأهداف تعني بالمقدمات ( الإمكانات المتاحة ) وهل هذه الإمكانات أو المقدمات يمكن ان تكون قاعدة مناسبة للنتائج أم لا
أن يتم وضع الأهداف في إطار مشاركة المسئولين عن تحقيقها :
غالبا ما يكون الأفراد المسئولين عن تحقيق الأهداف، أكثر معرفة بطبيعة أعمالهم، وأكثر علما بالإمكانات المتاحة، والمشاكل المحيطة بهم، لذلك حتى نضمن دقة الأهداف ومعقوليتها، لابد من مشاركتهم في عملية وضع الأهداف خاصة وأن مشاركتهم فيها، وقبولهم لها، تساعدهم على التوحد معها، ومن ثم الإصرار على تنفيذها .
أن يتم التنسيق بين الأهداف المختلفة في المنظمة :
من الضروري أن يتم وضع هدف كل وحدة في ضوء أهداف الوحدات الأخرى للإدارة التي تتبعها هذه الوحدة، وأن يتم وضع هدف كل إدارة في ضوء أهداف الإدارات الأخرى للقطاع الذي تتبعه هذه الإدارة، وذلك تحقيقا للتكامل، ومنعا للتكرار والإزدواجية بين منظومة الأهداف والتخطيط داخل المنظمة .